MUST Read Before Your Next Meeting!

April 9, 2016 | RENE

SCROLL TO READ

Meeting. Rapat. Satu hal paling lumrah dalam keseharian di korporasi, organisasi atau bisnis. Hampir semua tempat kerja mengalokasikan tempat secara khusus untuk kegiatan penting ini. Tidak berlebihan jika dikatakan tidak ada satu haripun berlalu tanpa meeting. Dan bisa jadi tidak seorang dewasapun yang belum pernah merasakannya – saya juga bukan pengecualian. Ada meeting mingguan yang lazim diadakan pada awal minggu, berisikan pembahasan kinerja masing-masing orang. Ada juga meeting koordinasi yang umum dilakukan oleh perusahaan besar dan dihadiri oleh banyak orang dari berbagai unit berbeda. Ada lagi board meeting yang super serius karena menyangkut pencapaian, mandat dan kekuasaan. Dan berbagai bentuk dan wujud meeting-meeting lainnya.

Rapat sudah menjelma jadi suatu hal paling lumrah dan wajar – namun justru dari sini muncul problem besar yang seringkali tidak dirasakan, atau mungkin dicukein. Tiga prolem yang utama yaitu: Pertama, meeting bersifat ekstra normatif, kompromistis dan cenderung didominasi oleh rasa sungkan seluruh peserta. Kedua, meeting dihadiri oleh terlalu banyak orang yang tidak paham kenapa mereka harus hadir dalam ruangan tersebut. Terakhir, meeting seringkali berlangsung super lama – dan berlarut-larut sehingga meniadakan kebutuhan untuk bertindak cepat. Ayo ngaku? Berapa jam rata-rata waktu dihabiskan untuk sebuah rapat? Saya pernah dengar ada beberapa petinggi bank yang sedemikian menikmati meeting hingga belasan jam bahkan hingga dini hari. Jika satu meeting dihadiri oleh 10 orang, maka sebenarnya setiap jam dalam meeting tersebut setara dengan 10 jam produktif untuk bekerja, berkegiatan dan berkarya. Apakah tidak ada cara lebih baik untuk mengadakan rapat?

Read this before our next meeting: A book by Al Pittampalli. Awal minggu ini saya secara tidak sengaja menemukan buku menarik dengan judul sebagaimana tertulis dalam kalimat pertama paragraf ini. Bukunya cenderung mini dan tipis jika dibandingkan banyak buku lain namun topik pembahasan dan cara penulisannya sungguh menohok. Saya pikir pas sekali jika beberapa rekomendasi tersebut saya sampaikan disini.

Meeting Recommendation 1: Limit the number of attendees. Kita semua bersalah atas pelanggaran ini. Ya, anda – dan saya juga. Ke-napa? Karena kita tidak pernah melihat kehadiran dalam sebuah meeting sebagai waktu terbuang. Karena kita merasa tidak enak harus mempertanyakan kenapa Ruby harus hadir dan kenapa Fia tidak perlu? Kehadiran dalam rapat adalah untuk berkontribusi, bukan sekedar menyimak. Jika cukup dengan mengirimkan laporan sebelum rapat, atau menerima risalah sesudah rapat, artinya tidak perlu hadir. Jumlah partisipan rapat berbanding terbalik dengan tingkat efektivitasnya.

Meeting Recommendation 2: Move fast and end on schedule. Rapat buruk adalah yang dimulai terlambat. Rapat lebih buruk adalah yang dimulai terlambat dan berlangsung melewati batas waktu yang telah ditetapkan. Rapat TERburuk adalah yang dimulai terlambat dan tidak ada batas akhir. Penetapan tenggat waktu yang jelas dan tegas bakal sangat membantu keseluruhan proses.

Meeting Recommendation 3: Produce committed action plans, not decision. Ruang meeting adalah tempat terburuk untuk menetapkan keputusan. Kenapa? Karena terlalu publik dan seringkali para pengambil keputusan bersikap normatif alias “main aman”. Selain itu, apa gunanya keputusan jika tidak dijalankan? Dalam ruang meeting seringkali muncul banyak posturing alias unjuk ego terutama pada pihak-pihak yang berlawanan atau tidak bersepakat. Keputusan, kesepakatan dan kesepahaman seringkali justru terjadi dalam suasana rileks, asyik dan nyaman. Setiap rapat pastikan untuk menghasilkan 3 hal berikut: (1) Tindakan jelas yang akan diambil. (2) Siapa yang bertanggung jawab memastikan tindakan tersebut – satu nama saja bukan satu kelompok. (3) Kapan tindakan tersebut harus dituntaskan – tanggal dan waktu spesifik buat kualitatif.

Masih terdapat beberapa rekomendasi keren lain dalam buku tersebut, silahkan cari dan baca. Satu hal yang pasti setelah membaca tulisan ini, anda, saya dan kita semua bertanggung jawab untuk memastikan efektivitas waktu dan energi yang dialokasikan dalam rapat-rapat tersebut. Tulisan ini saya tutup dengan menyitir colekan dari Thomas Sowell, seorang guru ekonomi politik terkenal dari Amerika Serikat: “The least productive people are usually the ones who are most in favor of holding meetings.”

Have some idea or care to comment about this writings? Reach out for me at twitter: @ReneCC | rene.canoneo@gmail.com

Colek saya di twitter: @ReneCC
Photo: #WHPpattern by @ikkben